Klientui sutikus gauti pranešimus, pranešimai siunčiami, jei kliento kortelėje:
Sąvokos:
SMS siuntimo laikas - periodas valandomis, kada sistema pradeda ir baigia visų tipų SMS siuntimą SMS generavimo ir siuntimo dieną. Šį periodą kiekviena įmonė nusistato individualiai nustatymuose. Plačiau skyriuje 3.2 – b) ir f).
SMS priminimų apie apsilankymą generavimo ir siuntimo diena - atitinka dieną, pagal nustatymą prieš kiek dienų siųsti iki užsakymo registracijos datos. Šį periodą kiekviena įmonė nusistato individualiai nustatymuose. Plačiau skyriuje 2.1.
Užsakymo registracijos data ir laikas - paslaugų užsakymo data ir laikas registracijų lange realiu laiku.
Žemiau pateikiami pranešimų tipų aprašymai iš eilės pagal siuntimo prioritetą sistemoje.
Šio tipo SMS pranešimų siuntimo prioritetas – 1.
1. Kiekvieną dieną 00:01 valandą* pradedamas SMS gimtadienio sveikinimų generavimas. Siuntimas pradedamas ir baigiamas pagal leistiną siuntimo laiką.
2. Generuojama tik tuomet, jei kliento kortelėje nustatyta gimimo dienos data.
3. SMS sveikinimas gimtadienio proga siunčiamas tik nustatytos gimimo dienos dieną.
Šio tipo SMS pranešimų siuntimo prioritetas – 2.
Šio tipo SMS žinučių paskirtis – klientų grįžtamumo skatinimas. Atlikus tam tikrą paslaugą („Apmokėta“/ „Skola“) sistema siunčia (vieną kartą) priminimą registruotis pakartotiniam vizitui. Siunčiama praėjus nustatytam dienų skaičiui nuo paslaugos suteikimo. Šios paslaugos, kurioms norima siųsti priminimą pakartotinai registruotis, įtraukiamos į nustatymus, plačiau skyriuje 2.3. Atlikus šiuos nustatymus, tokie pat nustatymai atliekami ir klientų kortelėse, lange „SMS nustatymai“ pažymint varnele „Priminimai apie registraciją“ ir kokioms paslaugoms suteikus siųsti. Kliento kortelių nustatymai automatiškai nekeičiami, kadangi jie individualūs pagal kliento sutikimą.
Šio tipo SMS pranešimų siuntimo prioritetas - 3.
Šio tipo SMS žinučių paskirtis – klientui priminti apie būsimą vizitą. SMS Žinutė siunčiama, jei kliento kortelėje pažymėtas leidimas siųsti šio tipo žinutes ir jei užsakymo kortelėje pažymėta varnele „Generuoti SMS priminimą“.
1. Kiekvieną sistemoje nustatytą darbo dieną / paskutinę iš eilės šventinę dieną, 00:01 valandą* pradedamas SMS priminimų apie apsilankymą generavimas. Generavimas vyksta visą parą, siuntimas - nustatytu laiku.
2. SMS priminimai apie apsilankymą siunčiami ne pačią paslaugų užsakymo registracijos dieną, o pranešimo generavimo ir siuntimo dieną, pagal nustatymą prieš kiek dienų siųsti. Taip pat, sistema įvertina sistemoje nustatytas savaitines poilsio dienas: paskutinę savaitės darbo dieną sistemą generuoja ir siunčia SMS priminimus apie sekančios darbo dienos paslaugų užsakymus pagal nustatymą prieš kiek dienų siųsti.
3. SMS generavimo momentu sistema patikrina, kokia tuo momentu yra užsakymo reg. data ir laikas. Jei užsakymo reg. data ir laikas pakeistas iki generavimo momento, sistema generuos SMS pagal naujausią reg. datą ir laiką.
4. Sugeneruoti SMS priminimai stovi eilėje siuntimui, kol prasidės SMS siuntimo laikas. SMS priminimo tekste nurodoma užsakymo registracijos data ir laikas toks, koks yra tuo metu, kai generuojamas sms priminimas.
5. Asmuo, užsakymo perkėlimu keisdamas registracijos datą ir/ar laiką, visada turi įvertinti, ar perkeliamo užsakymo SMS priminimo generavimas ir siuntimas jau įvykęs, ar dar ne.
6. Asmuo, perkeliantis užsakymą turi žinoti, kad yra funkcija nusiųsti pakartotinį (neautomatinį) SMS priminimą apie naują registracijos datą ir laiką - paspaudus dešinį pelės klavišą ant užsakymo ikonos pasirenkama funcija „Siųsti SMS“.
Pavyzdžiai:
1. Įmonėje nustatyta SMS priminimus generuoti ir siųsti 1ą dieną pieš paslaugų užsakymo datą, valandomis nuo 10 iki 20 val. Šeštadienis ir sekmadienis - nedarbo dienos sistemoje.Taigi, šiandien 10 val pradėjo siųsti sms priminimus apie paslaugų užsakymus rytojaus dienoje, baigs 20 val. Penktadienį siųs SMS priminimus apie paslaugų užsakymus pirmadienį.
2. Sena užsakymo registracijos data – gruodžio 3 d. 10:00. Perkėlimas įvykdytas lapkričio 27 dieną. Nauja užsakymo registracijos data - gruodžio 6 d. 11:00. SMS priminimas bus generuojamas ir siunčiamas gruodžio 5 dieną, jei neįvyks pakartotinis perkėlimas, tačiau įvertinus savaitgalius ir šventes.
Šio tipo SMS klientui siunčiama viena per dieną - anksčiausiam užsakymui pagal registracijos laiką. Klientui atsakius Taip / Ne, sistema automatiškai pažymi užsakymo būseną „Atvyks“/„Atsisakė“ visiemsšio kliento užsakymams dienoje vienodai. Administratorės pareiga darbo pradžioje susisiekti su klientais, kurie atsisakė, sutikslinti į kurį vizitą visgi atvyks, pasiūlyti kitą registracijos datą pagal kliento galimybes atvykti.
Atvejai, kaip veiks SMS siuntimas, jei įvyksta užsakymo ikonos perkėlimas (registracijos datos/laiko keitimas):
| Paslaugų užsakymo perkėlimo diena | Jei perkėlus užsakymo ikoną, nauja užsakymo registracijos data yra: | Rekomendacijos |
| Anksčiau nei SMS generavimo ir siuntimo dieną: | einamoji diena (šiandien) - SMS priminimas nebus generuojamas. Priežastis - jau praėjusi naujo SMS generavimo ir siuntimo diena, remiantis nauja užsakymo registracijos data, pagal nustatymą prieš kiek dienų siųsti. | Po perkėlimo, tai atlikęs asmuo iš karto išsiunčia papildomą neautomatinį SMS priminimą, paspaudus dešinį pelės klavišą ant užsakymo ikonos rezervacijų lange (Funkcija "Siųsti SMS"). SMS išsiunčiamas per 3 min. po paspaudimo.Šio tipo žinutė yra naudojama laiko keitimo patvirtinimui arba tuo atveju, automatinio generavimo SMS žinutės siuntimas pagal logiką negalimas. |
| rytoj ar tolimesnė ateitis - SMS priminimas bus generuojamas ir išsiųstas, remiantis nauja užsakymo registracijos data ir laiku, pagal nustatymą prieš kiek dienų siųsti. | ||
| data ta pati, tik skiriasi laikas - SMS priminimas bus arba nebus generuojamas, priklausomai nuo to, ar praėjusi SMS generavimo ir siuntimo diena / siuntimo laikas, remiantis užsakymo registracijos data. | ||
| SMS generavimo ir siuntimo dienos metu: | Sistema jau paruošusi siuntimui ir išsiųs arba jau net išsiuntusi SMS priminimą, su tekstu apie generavimo momentu buvusią užsakymo registracijos datą ir laiką. Perkėlus užsakymą, sistema tikrinasi, kad SMS priminimas jau siųstas ir naujo SMS tam pačiam užsakymo ID pakartotinai negeneruoja, dėl priežasties, kad užsakymai gali būti ir netyčia perkeliami, kas įneštų dar didesnio mąsto sumaišties. | Tokiu atveju, perkėlęs asmuo susisiekia su klientu ir paantrina, kad "Jūs gavote automatinį priminimą apie seną registracijos laiką. Ignoruokite,. Pakartotinai išsiųsime Jums naują vizito priminimą". ARBApo perkėlimo, perkėlęs asmuo iš karto išsiunčia pakartotinį neautomatinį SMS priminimą, paspaudus dešinį pelės klavišą ant užsakymo ikonos rezervacijų lange (Funkcija "Siųsti SMS"). SMS išsiunčiamas per 3 min. po paspaudimo.ARBAtiesiog sukuria naują užsakymo kortelę naujoje datoje, tuomet užsakymo ID skiriasi ir sistema automatiškai generuoja naują SMS priminimą pagal nustatymą prieš kiek laiko siųsti. |
| Pačią užsakymo registracijos dieną: | Sistema jau išsiuntusi SMS priminimą pagal nustatymą prieš kiek dienų siųsti, su tekstu apie seną užsakymo registracijos datą ir laiką, koks buvo SMS generavimo momentu.Perkėlus užsakymą, sistema tikrinasi, kad SMS priminimas jau siųstas ir naujo SMS tam pačiam užsakymo ID pakartotinai negeneruoja, dėl priežasties, kad užsakymai gali būti ir netyčia perkeliami, kas įneštų dar didesnio mąsto sumaišties. |
Kartoteka-Fizinių klientų sąrašas
Tai neautomatiniai pranešimai, generuojami pačio vartotojo, o siunčiami pagal nustatytą vienkartinį datos Nuo-Iki periodą kada siųsti ir siuntimo laiko nustatymus. Šių tipų pranešimai galimi siųsti languose:
1. Kartoteka-Fiziniai klientai
2. Ataskaitos – Klientų duomenų-Klientų lankomumo
3. Ataskaitos-Darbuotojų veiklos-Apsilankymų periodiškumo
4. Ataskaitos- Įmonės pajamų/ Nuomininkų pajamų - Avansinių įmokų pardavimo/ panaudojimo/ praterminavimo ataskaitose
5. Ataskaitos- Įmonės pajamų / Nuomininkų pajamų – Fizinių klientų skolų ataskaitoje
Neautomatinių pranešimų siuntimo prioritetas – 4. Kas 10 apdorotų šio prioriteto pranešimų sistema patikrina ar yra aukštesnio prioriteto pranešimų generavimui ir siuntimui.
1. Naudojant dešiniuosius filtrus, paruošiamas klientų sąrašas, kam ketinama siųsti pranešimus.
2. Varnele pažymimi reikiami klientai. Mygtukas „Varnelė“ (kairėje kampe) sužymės visus klientus sąraše.
3. Spausti mygtuką „Siųsti SMS“.
4. Pasirinkti reikiamą pranešimų tipą. Spausti piktogramą Sveikinimai/ Reklama/ Laiškas el. paštu.
5. Remiantis bendraisiais SMS siuntimo nustatymais ir klientų kiekiu, sistema preliuminariai paskaičiuja kiek dienų užtrūktų pranešimo siuntimas. Rekomenduojame siuntimo periodą nustatyti kiek įmanoma ilgesnį pagal pranešimo aktualumą, kadangi gali kilti nenumatytų techn. kliūčių. Pasibaigus siuntimo periodui, pranešimai nebesiunčiami, o pakartoti siuntimą negavusiems klientams, nėra galimybės.
6. Maks. simbolių sk. tekstuose - 158 vnt. Ar telpa ir likutis rodoma lauke Peržiūra.
7. Dėl prevencijos klaidoms siuntimo patvirtinimas vykdomas du kartus.